Ylimmän johdon sitoutumisen varmistaminen on yksi hankinnan strategisen johtamisen onnistumistekijöistä: ilman heidän kiinnostustaan ja tukeaan kehittäminen on vaikeaa.
Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.
Ylimmän johdon sitoutumista varmistettaessa otetaan kantaa mm. seuraaviin tekijöihin, jotka kaikki on otettava huomioon:
hankinnan organisointi, roolit ja vastuut
johdon hankintaosaaminen
hankinnan strategisen merkityksen ymmärtäminen.
Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.
Hankinnan tulisi olla edustettuna organisaation johtoryhmässä. Riippuen hankinnan merkityksestä organisaatiolle hankintajohtaja voi olla johtoryhmän jäsen tai hankinta voi olla vastuutettu yhdelle johtoryhmän jäsenistä. Hankinnasta vastaavan johtoryhmän jäsenen pitää ymmärtää hankintatoimen merkitys organisaation strategian toteuttamisessa ja hänellä tulee olla myös rohkeutta pitää hankintaa esillä johtoryhmässä. Esimerkiksi ulkoistuksien ja muiden organisaation toimintaan vaikuttavien toimenpiteiden tekeminen tarkoituksenmukaisesti on vaikeaa ilman, että hankinta on mukana päätöksenteossa organisaation korkeimmalla tasolla.
Johdon hankintaosaamisen kasvattaminen on tärkeää, koska esimerkiksi palvelujen tuotantotapaan liittyvät päätökset tehdään yleensä ylimmässä johdossa. Tärkeisiin päätöksiin liittyvällä valmistelutyöllä voi luontevalla tavalla kuvata ylimmälle johdolle eri vaihtoehtoja ja hankinnan luomia mahdollisuuksia.
Ylimmän johdon sitoutumisen tukemiseen liittyy jatkuva hankinnan strategisen merkityksen kuvaaminen ylimmälle johdolle konkreettisella tavalla esimerkiksi säännöllisillä katsauksilla ja raporteilla, jotka kuvaavat, miten hankinnan keinoilla on pystytty tukemaan organisaation tärkeiden tavoitteiden toteutumista.
Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:
Varmista, että johtoryhmässä on hankinnasta vastaava henkilö. Varmista myös, että vastuutus on kyseisen roolin tehtäväkuvauksessa. Jos organisaatiosi johtoryhmässä ei ole hankinnasta vastaavaa henkilöä, yritä päästä puhumaan omassa organisaatiossasi niin korkealle taholle kuin pystyt.
Tunnista, mitä ylin johto tarkoittaa organisaatiossasi. Mitä ylin johto organisaatiosi hankintatoimen nykyisessä kehitysvaiheessa tarkoittaa: koko organisaation tai toimialan johtoryhmää, virkahenkilöjohtoa vai poliittista johtoa?
Varmista, että olet saanut johtoryhmältä mandaatin toimia. Hyväksytä hankintasuunnitelmat ja -aikataulu johtoryhmällä.
Tee ja toteuta suunnitelma, millä mahdollistat ylimmän johdon sitoutumisen ja pidät sitä yllä. Kuvaa tavoite, tunnista keinot ja toteuta suunnitelma. Keinoja voivat olla esimerkiksi säännöllisen tiedon tuottaminen ja raportointi, hankinnan integrointi organisaation normaaleihin toimintamalleihin (esim. vuosikelloon) sekä säännölliset hankintakatsaukset ja hankintasuunnitelmien ja -kalenterien läpikäynti.
Kerro onnistumisista ja opeista. Miten hankinnalla on tuettu strategian ja tärkeiden päätösten toteutumista, mitä hyötyä siitä on ollut ja mitä on opittu?
Hyödyt:
Hankinnalla on lupa tehdä asioita. Kun organisaation strategiasta löytyvät hankinnan tavoitteet, hankintatoimella on lupa tavoitella yhdessä sovittuja asioita ja luoda uusia toimintamalleja.
Hankintatoimen mahdollisuuksia hyödynnetään strategisella tasolla. Varmista, että johtoryhmässä on yksi tai useampi henkilö, jotka ymmärtävät, miten hankintoja voi hyödyntää tarkoituksenmukaisella tavalla tehtäessä tärkeitä ja suuria päätöksiä; tuotetaanko esimerkiksi palvelu itse vai haetaanko kumppanuutta?
Sisäinen kumppanuus vahvistuu. Hankinta nähdään arvoa tuottavana, strategisena toimintona.
Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen –selvitykseen. Selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.
Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).
Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.
Kommentare