Hankintatoimi on osa organisaation strategista johtamista, kun se organisoituu, toimii ja kehittää toimintaansa organisaation toiminnan luonteen ja kehittämisen tavoitteen mukaisesti.
Haluatko kehittää hankinnan strategista johtamista? Sovi (veloitukseton) sparraus selvityksen tekijöiden kanssa - klikkaa tästä.
Yhteinen hankintaprosessi on laadukkaan ja vaikuttavan hankintatoimen perusta. Hankinnan prosessit kuvaavat miten hankintoja johdetaan, päätöksiä tehdään, uusia linjauksia jalkautetaan ja strategisia tavoitteita seurataan. Myös eri toimijat ja heidän roolinsa ja vastuunsa on kuvattu sekä hankinta- että substanssiyksiköissä asiantuntija- ja johtoryhmätasoilla.
Hankintojen strategisen johtamisen prosesseissa keskitytään hankintojen strategiseen suunnitteluun, kategoriajohtamiseen, hankintaprosessin ja sen operatiivisen johtamisen linjauksiin sekä hankinnan suorituskyvyn johtamiseen.
Mahdollistavien prosessien yhteys hankinnan vaikuttavuuteen on epäsuora: ne liittyvät usein mm. hankintatiedon hallintaan, operatiiviseen hankintaan, hankintajärjestelmiin ja sopimusprosesseihin.
Prosessit kuvaavat hankintayksikön ja -päällikön roolia ja vastuita suhteessa näihin sidosryhmiin. Hankinnan sidosryhmiä voivat olla hankintayksikön lisäksi esimerkiksi eri johtoryhmät ja ylin johto, toimialajohtajat ja -asiantuntijat tai vastuualueiden päälliköt. Myös omalla hallinnonalalla voi toimia eri organisaatioiden välinen hankintaverkosto.
Toimitko yrityksessä tai julkisessa organisaatiossa, jonka resursseista valtaosa on ulkoisia? Oletettavasti toimit, sillä näin on lähes jokaisessa yrityksessä ja organisaatiossa. Miten näitä resursseja johdetaan? Millaisin askelin hankintojen strategista johtamista kannattaa kehittää? Lauri Vihosen ja Hanna Pajunen-Muhosen Julkisten hankintojen strateginen johtaminen -sarja pureutuu näihin kysymyksiin - soveltuu niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille.
Hyviä toimintatapoja ja käytännön vinkkejä:
Kuvaa organisaation hankinnan strategisen johtamisen prosessit. Hankintatoimi on osa organisaation tavoitteita ja johtamista, kun hankinnan strategisen johtamisen prosesseilla on yhteys organisaation vastaaviin prosesseihin. Prosessin kuvaus kertoo mitä prosessi tuottaa ja ketkä ovat prosessin toimijoita.
Tunnista hankintaprosessien toimijat ja varmista, että he toimivat sovittujen roolien ja vastuiden mukaan. Tunnista eri hankintaprosessien sisäiset ja ulkoiset toimijat, varmista sovitun mallin mukainen toiminta ja toimijoiden välisen yhteistyön sujuvuus. Ohjeet ilman sitouttamista ja tavoitteen kirkastamista saattavat jäädä soveltamatta.
Varmista ylimmän johdon tuki. Huolehdi siitä, että hankintoja johdetaan hankintojen strategisen johtamisen prosessien mukaisesti siten, että organisaation strategiset tavoitteet ja hankintastrategiassa hankinnalle asetetut tavoitteet saavutetaan. Tässä ylimmän johdon tuki on kriittinen onnistumisen kannalta.
Arvioi hankintaprosessien toimivuutta säännöllisesti. Koska organisaation hankintatarpeet ja toimintaympäristö muuttuvat, prosesseja on hyvä tarkastella ajoittain uudelleen hankinnan tehokkuuden ja vaikuttavuuden varmistamiseksi.
Hyödyt:
Hankinta on organisaation tavoitteiden mukaista ja vaikuttavampaa. Organisaation tavoitteiden mukainen hankinnan organisointi sekä toimivat prosessit ja vastuut, joiden mukaan toimitaan, mahdollistavat hankinnan vaikuttavuuden ja tukevat organisaation kilpailukykyä.
Hankinta palvelee asiakkaitaan paremmin ja toimii tehokkaammin. Kun hankinnan tavoite ja prosessit ovat selkeitä, hankinta palvelee asiakkaitaan paremmin, hankittujen tuotteiden ja palveluiden laatu on parempaa ja hankinta tuottaa prosessi- ja kustannussäästöjä.
Hankintaan ja toimittajiin liittyvät riskit ovat paremmin hallinnassa. Kun hankintaprosessit ja vastuut ovat selkeitä, hankintaan ja toimittajiin liittyviä riskejä voidaan hallita paremmin.
Hankinta parantaa sidosryhmäyhteistyötä ja edistää innovatiivisia hankintoja. Toimivat strategisen johtamisen prosessit ottavat huomioon organisaation tarpeet ja varmistavat, että sidosryhmät ja toimittajat voivat osallistua prosesseihin siten, että yhteistyö on kaikille osapuolille hyödyllistä.
Tämä blogi on osa Julkisten hankintojen strategisen johtamisen parhaat käytännöt -sarjaa ja se perustuu Julkisten hankintojen strateginen johtaminen – 22 askelta menestykseen – selvityksessä tarkastellaan hankintojen strategisen johtamisen toimenpidekokonaisuutta ja kerrotaan, miten ja millä konkreettisilla keinoilla voit kehittää hankintojen strategista johtamista.
Selvitys tehtiin HankintaSuomi –ohjelmalle ja sen teosta vastasivat Hanna Hanna Pajunen-Muhonen (Innodea Oy) ja Lauri Vihonen (Leader’s Beacon Group Oy) ja Tero Saarenpää (Solita Oy).
Lue lisää strategisen johtamisen parhaista käytännöistä ja niiden hyödyntämisestä konkreettisten esimerkkien avulla valtioneuvoston julkaisuarkistosta.
Comments